Archivácia AML dokumentov: ako dlho uchovávať doklady
Ako dlho uchovávať doklady o identifikácii a prevereni klienta, čo všetko archivovať, ako na to elektronicky a akej najčastejšej chybe sa vyhnúť.
Splniť AML povinnosť nestačí — treba ju vedieť preukázať aj o roky neskôr. Práve preto zákon ukladá povinnosť dokumenty uchovávať. Pri kontrole z finančnej spravodajskej jednotky platí jednoduché pravidlo: čo neviete dohľadať, akoby ste nesplnili.
Ako dlho uchovávať
Doklady o identifikácii a prevereni klienta uchovávajte najmenej 5 rokov od skončenia obchodného vzťahu alebo od vykonania obchodu (§ 19 zákona 297/2008 Z. z.). Pri niektorých obchodoch a údajoch môže byť lehota dlhšia — riaďte sa aktuálnym znením zákona a svojou internou smernicou.
Lehota sa počíta od konca vzťahu, nie od jeho začiatku — pri dlhodobých klientoch teda dokumenty držíte po celý čas spolupráce plus ďalších 5 rokov.
Čo všetko archivovať
- doklady o identifikácii a overení klienta,
- záznamy o konečnom užívateľovi výhod a vlastníckej štruktúre,
- doklady o prevereni (sankcie, PEP, médiá),
- vyplnený AML dotazník,
- hodnotenie rizík klienta,
- záznamy o ohlásení NOO, ak nastalo,
- záznamy o školení zamestnancov.
Papier vs. elektronicky
Archivácia môže byť elektronická — dôležité je, aby boli dokumenty čitateľné, úplné a dohľadateľné počas celej lehoty. Elektronická evidencia má oproti šanónom zásadnú výhodu: doklad nájdete pri kontrole za pár sekúnd a nemôže sa „stratiť".
Pri elektronickom uchovávaní dbajte na zálohovanie a na to, aby formát zostal čitateľný aj o roky (PDF je bezpečná voľba).
Ochrana osobných údajov
Archivované dokumenty obsahujú osobné údaje, preto k nim platí aj GDPR: uchovávajte len to, čo treba, zabezpečte prístup a po uplynutí lehoty dáta korektne zlikvidujte.
Najčastejšia chyba
Doklady síce existujú, ale sú roztrúsené po e-mailoch, priečinkoch a papieroch a pri kontrole sa nedajú rýchlo dohľadať. To je rovnako problematické, ako keby chýbali — kontrolór vám neuzná niečo, čo mu neviete predložiť.
Ako si to zjednodušiť
Overklienta.sk ukladá každý doklad o prevereni do evidencie s dátumom a unikátnym ID — máte ich na jednom mieste, vyhľadateľné a pripravené na kontrolu. Vyskúšajte zadarmo.