Doklad o preverení klienta: čo má obsahovať
Doklad o prevereni je pri kontrole váš najsilnejší dôkaz. Pozrite, čo má obsahovať, ako dlho ho uchovávať, akým chybám sa vyhnúť a prečo naň stačí pár sekúnd.
Pri AML kontrole nezáleží len na tom, či ste klienta preverili — ale či to viete preukázať. Tým dôkazom je doklad o prevereni klienta. Bez neho je aj poctivo odvedená práca pri kontrole neviditeľná.
Prečo je doklad kľúčový
Finančná spravodajská jednotka (FSJ) pri kontrole neskúma, čo máte „v hlave" ani vaše dobré úmysly. Skúma dokumentáciu. Najčastejšie pokuty padajú práve za chýbajúci alebo nedohľadateľný doklad o prevereni — teda za niečo, čo sa dá ľahko vyriešiť. Doklad je zároveň vašou ochranou: ukazuje, že ste konali s odbornou starostlivosťou k danému dátumu.
Čo má doklad obsahovať
Kvalitný doklad o prevereni by mal zahŕňať:
- Identifikáciu preverovaného subjektu — meno alebo názov firmy, prípadne dátum narodenia / IČO.
- Dátum a čas preverenia — kľúčový údaj, ktorý určuje, voči akému stavu zoznamov sa preverovalo.
- Zoznamy, voči ktorým sa preverovalo — sankcie EÚ a OSN, PEP, médiá.
- Výsledok — či sa našla zhoda, alebo bolo preverenie bez zhody.
- Posúdenie zhody, ak nejaká nastala — či ide o relevantnú zhodu alebo falošnú zhodu.
- Unikátne ID dokladu pre dohľadateľnosť a evidenciu.
- Ideálne overiteľnosť — napríklad QR kód na verejné overenie pravosti dokladu.
Prečo je dátum taký dôležitý
Sankčné zoznamy a PEP databázy sa menia v čase. Doklad preto preukazuje stav k presnému okamihu preverenia. Ak sa klient na zoznam dostal až neskôr, doklad ukazuje, že v čase obchodu ste konali správne.
Ako dlho ho uchovávať
Doklady o prevereni a identifikácii uchovávajte najmenej 5 rokov od skončenia obchodného vzťahu (§ 19).
Časté chyby
- Doklad vôbec neexistuje — preverenie prebehlo „len tak", bez záznamu.
- Doklad sa pri kontrole nedá dohľadať (roztrúsený po e-mailoch a priečinkoch).
- Chýba dátum — nevedno, kedy sa preverovalo.
- Chýba stopa po posúdení zhody pri bežných menách.
Doklad automaticky pri každom prevereni
Overklienta.sk vygeneruje doklad automaticky pri každom prevereni — PDF s unikátnym ID, dátumom, zoznamom preverených registrov a overiteľným QR kódom. Všetky doklady máte kedykoľvek po ruke v evidencii.