Ktorý vzor si vybrať
| Pre klientov účtovnej kancelárie | Všeobecný AML dotazník | |
|---|---|---|
| pre koho | účtovníci a účtovné kancelárie | každá povinná osoba: realitky, poskytovatelia sídla, daňoví poradcovia, advokáti, audítori |
| rozsah | 4 strany, časti 1 až 9 | 5 strán, časti A až J |
| čo je navyše | služby, počet dokladov, obrat, zamestnanci, hotovosť, bankové účty, krajiny mimo EÚ | príležitostný obchod, osobitné časti pre fyzickú osobu a pre firmu, frekvencia obchodov |
| záznam povinnej osoby | samostatná strana pre kanceláriu | samostatná strana pre povinnú osobu |
Oba vzory majú vo Worde políčka, ktoré sa zaškrtávajú kliknutím, miesto na logo a vyhlásenie klienta s poučením podľa § 10 ods. 5, § 15, § 19 a § 21 ods. 3.
Čo obsahuje dotazník pre klientov účtovnej kancelárie
| Časť | Čo v nej je | Zákon č. 297/2008 Z. z. |
|---|---|---|
| 1 | klient: obchodné meno, IČO, DIČ, sídlo, register, skutočná činnosť, kontakty | § 7 ods. 1 |
| 2 | osoba konajúca za klienta a jej doklad totožnosti, oprávnenie konať | § 7 ods. 1 písm. a), § 8 |
| 3 | koneční užívatelia výhod a či sú politicky exponované osoby | § 6a |
| 4 | spolupráca s kanceláriou: služby, doklady, obrat, hotovosť, banky, krajiny mimo EÚ | § 10 ods. 1 písm. c) |
| 5 | pôvod finančných prostriedkov | § 10 ods. 1 písm. e) |
| 6 | PEP, medzinárodné sankcie, rizikové krajiny, konanie vo vlastnom mene | § 6, § 10 ods. 1 písm. d) a f), § 12 |
| 7 | prílohy: kópia dokladu, plná moc, schéma štruktúry | § 19 ods. 1 |
| 8 | vyhlásenie klienta, poučenie o spracúvaní údajov a o odmietnutí spolupráce, podpis | § 10 ods. 5, § 15, § 19, § 21 ods. 3 |
| 9 | záznam kancelárie: overenie, preverenie, rizikový profil, typ starostlivosti, súhlas štatutára pri PEP | § 8, § 10, § 12, § 20a |
Časť 4 je to, čím sa dotazník líši od všeobecného. Rozsah dokladov, obrat a podiel hotovosti sú pre účtovníka najlepšie vstupy do hodnotenia rizík klienta. Z nich neskôr spoznáte aj to, keď sa podnikanie klienta zrazu nezhoduje s tým, čo deklaroval.
Sprievodný e-mail pre klientov
Dotazník pošlite s krátkym vysvetlením. Klienti, ktorí ho dostávajú prvýkrát, sa inak pýtajú, či ich z niečoho podozrievate. Tento text môžete skopírovať a upraviť:
Predmet: AML dotazník – prosíme o vyplnenie do [dátum]
Dobrý deň,
ako účtovná kancelária sme podľa zákona č. 297/2008 Z. z. (AML zákon) povinnou osobou. Pri všetkých klientoch preto musíme mať aktuálne identifikačné údaje, informácie o konečnom užívateľovi výhod a o povahe našej spolupráce. Túto povinnosť máme voči všetkým klientom rovnako, nesúvisí s nijakým podozrením.
V prílohe posielame krátky dotazník. Prosíme Vás, aby ste ho vyplnili (vo Worde sa políčka dajú zaškrtnúť kliknutím), nechali podpísať štatutárom alebo inou oprávnenou osobou a do [dátum] nám ho poslali späť e-mailom alebo ho priniesli spolu s dokladmi.
Ak Vašu firmu vlastní iná spoločnosť, pripojte, prosím, aj jednoduchú schému vlastníctva. Údaje použijeme len na plnenie povinností podľa AML zákona a uchováme ich iba tak dlho, ako to zákon vyžaduje.
Ak Vám niečo nebude jasné, zavolajte nám alebo odpíšte na tento e-mail.
S pozdravom
[meno, účtovná kancelária, telefón]
Čo robiť, keď klient dotazník nevráti, a vzor pripomienky nájdete v článku AML dotazník pre klientov účtovnej kancelárie.
Ako s dotazníkom pracovať
- Upravte vzor. Doplňte názov a logo kancelárie a skontrolujte, či zodpovedá vášmu programu vlastnej činnosti.
- Pošlite ho včas. Novému klientovi pred podpisom zmluvy, existujúcim klientom pri aktualizácii údajov alebo keď sa zmení vlastník, štatutár či povaha podnikania.
- Overte, čo klient uviedol. Údaje firmy porovnajte s obchodným alebo živnostenským registrom, totožnosť štatutára s dokladom. Konečného užívateľa výhod overte zo spoľahlivých zdrojov, nie výlučne z registra právnických osôb.
- Preverte klienta. Klienta, štatutára aj konečných užívateľov výhod preverte voči sankčným zoznamom a databáze PEP.
- Vyplňte záznam a uložte ho. Posledná strana patrí vám: rizikový profil, typ starostlivosti a termín ďalšej aktualizácie. Spis uchovávajte päť rokov od skončenia spolupráce, pozrite si archiváciu AML dokumentov.
Dotazník nestačí
Dotazník je to, čo klient o sebe tvrdí. Pri kontrole FSJ musíte ukázať aj to, čo ste si overili sami, najmä či klient, jeho štatutár a koneční užívatelia výhod nie sú na sankčných zoznamoch alebo medzi politicky exponovanými osobami. Overklienta.sk to zistí za 30 sekúnd a výsledok uloží ako doklad o preverení, ktorého ID zapíšete do časti 9 dotazníka.